Efter att den årliga kvalitetsrevisionen 2018 noterat förbättringsmöjligheter i hanteringen av transportunderlag och avtalsadministration tog Cramo kontakt med Portal+. Cramo Nord regionchef Stefan Brink berättar:

"Vi hade hört talas om att Portal+ hade byggt en del andra transportlösningar till företag i regionen, men vi kunde inte drömma om att lösningen skulle få så många och så positiva effekter för oss och vår verksamhet, säger han."

Cramo sökte en digital lösning som gav fler transportföretag möjlighet att delta i upphandlingar och samtidigt ville de ha fler riktiga avtal – till ett minimum av administration.

"Vi ville att det skulle vara lika enkelt att hantera ”som att gå in på Blocket” och vi trodde nog att det skulle vara svårt att tillgodose alla våra önskemål, men idag har vi ett system som såväl personal som leverantörer verkligen uppskattar, vilket är smått unikt."

Ansvariga för projektet blev Bengt-Olof Westin och Martin Stattin på Portal+ i Härnösand.

Stefan Brink, regionchef Cramo Nord

"Vi hade tidigare hjälpt andra företag med lösningar inte helt olika den som Cramo önskade. Med det som utgångspunkt och med Cramos önskemål i förgrunden fick vi i övrigt rätt fria händer, säger Bengt-Olof Westin."

Resultatet blev en transportportal som ger företagets leverantörer ett standardiserat avtalsförslag att ta ställning till via Cramos webbplats. När leverantören accepterar avtalet ingår man i en upphandlingspool där Cramo lägger ut förfrågningar kring de transportuppdrag de vill ha utförda.

"De som önskar lägger sedan bud på vilken transport dom önskar utföra och vad dom vill ha betalt för det. Vi får en sammanställning av bud och leverantörer och när vi gjort vårt val informeras alla som lagt bud och till vinnande leverantör går en formell beställning, säger Stefan Brink."

I systemet skapas även ordernummer vilket gör det enkelt för Cramo att stämma av underlaget mot fakturor. Cramo Nord har idag ett drygt hundratal leverantörer med avtal som alla kan ta del av upphandlingarna av transporter. Stefan Brink menar att den stora majoriteten leverantörer är positiva till Cramos nya arbetssätt och alla som tecknar avtal får chansen att delta i upphandlingar.

"Vi misstänkte att vi skulle kunna minska våra kostnader något, men vi kunde aldrig drömma om att kostnaderna skulle minska med 25-30% per transport. Vi sparar 2,5 miljoner kronor årligen och förklaringen är att fler företag deltar i upphandlingarna, vilket ökar chansen för att någon kan ge oss ett bra pris för att slippa undan en tom returresa, säger han."

Cramos transportportal leder alltså till färre tomma transporter, vilket rimligen leder till positiva miljöeffekter något som företaget också vill kunna mäta i framtiden. Transportportalen har hittills använts i region Nord men nästa steg blir att införliva den i hela Cramo Sverige och Stefan Brink lyfter fram användarvänligheten som en förklaring till varför den blivit så populär.

Bengt-Olof Westin, projektledare Portal+

"Det har blivit en ”snackis” internt och många depåer har direkt velat ta in portalen i sin verksamhet, men det har varit viktigt att inte gå för fort fram utan låta implementeringen ske kontrollerat."

Stefan Brink är, som synes, väldigt nöjd med den nya transportportalen och berättar att det finns planer på en fortsatt samverkan med Portal+ i ett nytt projekt.

"De har varit okomplicerade att samarbeta med, men också snabba och effektiva. De ekonomiska och tidsmässiga ramarna har hållits till punkt och pricka så vi är verkligen supernöjda, avslutar han."